Administración del tiempo

Este tema es muy abundante en internet, literalmente hay mucha información al respecto, se puede escribir enciclopedias completas sobre él, en este post dividiré el tema en 2 HAZLO YA y NIVEL AVANZADO

 

Lo primero que debo de escribirte es, NO DEBERÍAS estar leyendo esto, deberias ponerte a trabajar en tus objetivos, ya sean personales, laborales etc. te invito a dejar de leer y ponerte a trabajar.

Algo importante:

“No hay mejor mejor aprendiz de estratega que aquel que está en una guerra”.- Mario Luna, Psicologia del exito

Bueno, al parecer eres insistente o te agrado la lectura, empecemos.

El humano tiene 3 grandes fuentes de poder SALUD-DINERO-TIEMPO, no puede faltar ninguna de los 3.

A estas alturas del juego pienso que ya conoces la matriz de la administración del tiempo que es:

matriz de la administración del tiempo

matriz de la administración del tiempo

El flujo sería así:

Ada Mier - Administración del Tiempo o Gestión productiva de actividades - BiiALab

Ada Mier – Administración del Tiempo o Gestión productiva de actividades – BiiALab

HAZLO YA

Ejemplo:

Lunes por la mañana, abres los ojos, el fin de semana se puso interesante así que no planeaste nada para el siguiente dia que es lunes, te levantas, Saludas a tu pareja si tienes una, sino pues solo te levantas miras a los lados y luego, te preparas un café para despertar y sales al trabajo, llegas a la oficina y resulta que en tu escritorio hay una everest de papeles que dejaste inconclusos el viernes pasado, ya sabes por la prisa de alcanzar el fin de semana, solo suspiras y cierras los ojos extiendes la mano enciendes tu equipo de trabajo abres los ojos y a empezar, justo después de empezar suena el teléfono, al parecer un listo a estropeado algo que hay que arreglarlo ya, llaman a junta donde los primeros 15 minutos hablas con tus compañeros, en 20 minutos llega el café y sus galletitas, o en otros casos llega el que convocó la junta, ya que estaba ocupado preparando lo que iba a decir en la junta, se ponen hablar sobre el asunto, hay discordia, los 2 que siempre se molestan ya empezaron, aquellos que compiten entre ellos también hicieron de las suyas etc. etc. salen de la junta, algunos más confundidos de lo que estaban cuando ingresaron y otros con objetivos a medias que preguntaran cuando estén en acción, llegas a tu escritorio y SORPRESA es hora de comer, te diriges al baño, para luego ir al comedor, llegas al comedor, ya tienes tu respectiva comida volteas a todos lados para ver dónde están tus compañeros, te diriges con tus compañeros, hablan de sus cosas, pues al parecer esos minutos en la junta no fueron suficientes, terminas de comer, sales del comedor, te diriges a lavarte tus dientes, sales del baño, llegas a tu lugar de trabajo y reanudas lo que estabas haciendo antes de la junta, te pones a ello, dan las 4 ó las 5 ó las 6, no se aque horas salas de trabajar, si tienes suerte, te levantas de tu lugar, te despides de tus amigos y regresas a casa, si tienes pareja, la ignoras un rato y luego te pones cariñoso, o sales a algún lado si no tienes pareja ó decides ver un poco la televisión o salir a tomar algo con tus amigos, yo que se, llegó la hora de dormir, duermes y al dia siguiente otra vez la misma rutina.
En la oficina no planeaste nada y comienza el círculo vicioso, hasta que un jueves te das cuenta que tienes muchas actividades pendientes que son para el viernes, el dia limite de entrega, que haces? bueno lo más razonable, le das hasta que termines y sales muy tarde del trabajo ahí es cuando piensas que ganas menos de lo que vales.

Que diferente seria si hicieras lo siguiente:

Lunes por la mañana, abres los ojos, el fin de semana se puso interesante así que no planeaste nada para el siguiente dia que es lunes, te levantas, Saludas a tu pareja si tienes una sino pues solo te levantas miras a los lados y luego, te preparas un café para despertar y sales al trabajo, llegas a la oficina y resulta que en tu escritorio hay una everest de papeles que dejaste inconclusos el viernes pasado, ya sabes por la prisa de alcanzar el fin de semana, solo suspiras y en lugar de cerrar los ojos te pones a leer TODO lo que tienes por delante, lo empiezas a clasificar, justo después de empezar suena el teléfono, al parecer un listo a estropeado algo que hay que arreglarlo ya, llaman a junta donde los primeros 15 minutos hablas con tus compañeros, en 20 minutos llega el café y sus galletitas, o en otros casos llega el que convocó la junta atienden los asuntos, los chistosos y los que llaman la atención hacen lo suyo, sales de la junta, vez a los confundidos y solo pasas de ellos, llegas a tu lugar de trabajo y te das cuenta que falta mucho por hacer, es hora de comer, pero no importa mucho pues eres homo sapiens puedes vivir sin comer por unas horas, te pones a trabajar en la clasificación te das cuenta que hay cosas IMPORTANTES que se deben de hacer ya, tomas tu candelario y te percatas que si no lo haces, el lunes de la siguiente semana, habrá otra pila igual de papeles encima de tu escritorio, así que tomas una decisión, acabar con todo esto antes del fin de semana o postergar, son las 4 ó las 5 ó las 6, no se aque horas salgas de trabajar, ahora en lugar de salir disparado, tomas tú libreta y un bolígrafo y apuntas:

Dia siguiente:

8:15 am → revisión del pendiente A, al parecer es necesario hablar con “Julanita x de compras” ya que no se aprobó algo

8:20 am → ejecución del pendiente B, es necesario hacer esta actividad, el problema es que no se cuanto tiempo me tomé, “NOTA MENTAL traer LONCHE”

?:?? → Ejecución del pendiente C y F, son parecidos se pueden hacer juntos

?:?? → Hay que pelearse, perdón, hay que hablar con “El mono” por que me debe una actividad y no puedo avanzar con ella.

?:?? → Ejecución del pendiente D, hacer la actividad

……. Ahora haz creado una lista de tareas según la clasificación que le diste

Ahora ya sabes, en dónde estás y hacia dónde vas, ten en cuenta lo siguiente:

El tiempo no se puede administrar al 100% siempre habrá impedimentos que evita llevar al 100% lo planeado

¿Qué hacemos si el martes ejecutando el pendiente C y F nos llaman por un asunto urgente?

Atiendes la llamada y la clasificas Y sigues el ciclo que ya hiciste:

Ada Mier - Administración del Tiempo o Gestión productiva de actividades - BiiALab

Ada Mier – Administración del Tiempo o Gestión productiva de actividades – BiiALab

 

CUIDADO

Debes de enfocar la mayor parte de tú energía en realizar esas tareas, no caigas en la trampa del organizador perfecto, en la cual todas las tareas están en orden, pero ninguna se está realizando, recuerda que el tiempo no se puede administrar, se hace lo mejor posible con el tiempo disponible, no por adelantarme a ciertas tareas me he ahorrado 10 min, el tiempo sigue corriendo.

NIVEL AVANZADO

Ya sabes que un minuto no se recupera, tu experiencia a sido fundamental para el desarrollo de tu sistema diario, sabes que diferentes actividades toman diferente tiempo en realizar, las actividades rutinarias están delegadas, si eres un SysAdmin has creado scripts que se ejecutan en el servidor, si eres gerente ya tienes a tu supervisor adiestrado para ejecutar la tarea y si eres el supervisor ya tienes al becario listo para ensuciarse las manos, o si prefieres pagas a proveedores, aprendiste a decir no cuando la actividad que consume tiempo no lleva a ningún sitio.

La lista de tareas tiene una fecha inicio y fin, una duración esperada y tiempo suficiente para los imprevistos.

Si eres dueño de una empresa las tareas a realizar son según las habilidades personales, ya que tienes a las personas correctas.
Si eres tú, las tareas están organizadas según la carga de trabajo, las tareas más pesadas se realizan cuando tu nivel de energía está muy alto y las tareas simples se realizan cuando tu energía está bajando.

En tus planeaciones tienes muy encuenta

  1. Las limitaciones
  2. Retrasos
  3. Disponibilidad
  4. Factor X (Lo que NO depende de ti)

Eres experto en

  1. DISCIPLINA
  2. Planifica por adelantado con fechas
  3. Observa, analiza y apunta
  4. Establece objetivos e indicadores de control
  5. HAZLO YA

CUIDADO

Tienes un poder inmenso, así que tienes una gran responsabilidad.

NOTA IMPORTANTE:

Es imposible tener una planeación al 100% ya que ese factor que llamamos Factor X no sabemos cuánto tiempo nos llevará, y tener un ambiente 100% controlado es imposible ya que somos seres EMOCIONALES.

“Ser totalmente sincero, no siempre es lo más diplomático ni lo más seguro a la hora de comunicarse con seres emocionales”.- TARS, interestelar 2014.

Comparto un recurso, es lo primero que utilice cuando me converti en freelancer, es sencillo pero muy util, con el tiempo evoluciona, todo debe de evolucionar, si comparto el que utilizo, tal vez no lo entiendan ya que esta adaptado a mis necesidades, aqui el recurso, en él explico un pequeño proceso del desarrollo de una pagina web, en un ambiente ideal, pero recordemos que eso es imposible….

FUENTES:

http://www.degerencia.com/articulo/administracion_del_tiempo_en_la_vida_y_en_el_trabajo

 

https://unsplash.com/@erothermel

 

 

 

Un pensamiento en “Administración del tiempo

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